Také znáte tu hlášku „V pohoděěě, na to nám bude stačit tabulka v Excelu“? Realita však většinou už taková pohoda není, obzvláště pokud začne být dat hodně. Jakmile navíc stoupne i počet editorů databáze, nastává běžně onen zákeřný chaos. Co s tím? Může být vlastní webový systém správným firemním řešením nebo je lepší volit trnitou cestu?

 

 

Začalo to Excelem

Microsoft Excel stojí téměř u každého sběru firemních dat. Většinou má vše na starosti zdatný uživatel, která zvládá základní funkce tabulkového editoru a maximálním výkonem při tvorbě kontingenčních tabulek končí. Ať tak či onak Excel je na složitější firemní potřeby malý pán. U většího rozsahu shromažďovaných dat přichází na řadu Access, se kterým však už nejsou všichni kamarádi.

Logický posun k Accessu

Program skvělý k tvorbě menších databází má přesto své mouchy – jaké? První bolístkou je fakt, že s Accessem opravdu neumí každý. I tak má v řadě společností své zasloužené místo. Dokáže toho totiž mnohem více než Excel. Problém nastává u opravdu velkého množství dat, a při požadavků na rozdílná oprávnění uživatelů. Je to bohužel stále jednoduchý databázový systém, který na potřeby společností velmi často nestačí. Firmy proto většinou dospějí k tomu, že nezbývá hledat řešení ve webové aplikaci.

Výhra! Webová aplikace s uživatelskými účty

Proč výhra?
Shrňme si, co všechno webová aplikace firmě vyřeší:

• Program je navržen na plnění specifických potřeb firmy a jejich zaměstnanců.
• Neslouží jen k tvorbě databází, ale také plní funkce CRM, může generovat statistické reporty a mnoho dalšího.
• Důležitým přínosem může být i správa dokumentů (objednávka, výkres, cenová nabídka…). Vše tak dostane svůj systém a pořádek.
• Každý uživatel má svůj přístup s vlastním oprávněním k funkcím, úpravám i osobním datům (např. kontakty na obchodní partnery, osobní poznámky, upomínky apod.).
• Individualita přístupu šetří čas – např. u obchodníků se systém propojí s jejich kalendářem a pracují tak efektivně.
• Nastavení pravomocí u uživatelů snižuje pravděpodobnost poškození dat.
• Díky uživatelským účtům se snadno dohledá chyba uskutečněná určitým pracovníkem.
• Webová aplikace tak dokáže data nejen shromažďovat, ale hlavně také chránit.
• Aplikace je přístupná z různých zařízení a odkudkoli (obchodní zástupce opravdu nemá na cestách chuť hledat něco v kolegou zamčeném souboru Excelu na firemním disku ?).

Uvést všechny výhody a nevýhody v pár větách opravdu není možné. Každá společnost však své potřeby zná nejlépe a může si shrnout své dosavadní zkušenosti se sběrem dat a tabulkami.

Jak to máte a hlavně chcete mít řešené vy? Rádi se podíváme, co by šlo s Vašimi Excely udělat!